署名と記名の違い・・・
印鑑を押印し、本人の意思表示の証拠となるものに、署名と記名があります。
署名も記名も自分自身の名前を書くことに違いはありませんが、その使い方は異なっています。
署名とは、名義人自身が自分の名前を手書きによって書くことをいい、サインのことをさします。
記名とは、名義人が自分の名前を手書き以外の方法で書くことをいい、パソコンやワープロを使ったり、ゴム印を押したりすることいいます。
署名の場合は、筆跡が違うので誰が書いたのか分かりますが、記名の場合はパソコンやワープロやゴム印を使いますので、誰が書いたのかわかりません。
法律は、記名の場合、本人のためであることを示すために、記名の後に押印があれば署名と同じ価値があるとし、これを記名押印といいます。
例えば、会社の取締役会議事録には出席取締役及び監査役が署名又は記名押印をすることが義務付けられていますが、記名押印が署名と同じ効力をもっていますので、議事録にあらかじめ取締役や監査役の名前を打ち込んでおいて、あとから印鑑を押すことで足ります。
実務上では、ほとんどこの方法がとられています。
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実印とは・・・
印鑑を押すことの一番の意味は、押印された書類などが本人の意思表示の証拠となることです。
書類に押された印影は本人により押印されたものと認められる必要があり、その印鑑が本人の持つ正式なものとして公的に認められたものである必要があります。
その印鑑が本人の持つ正式なものであると公的に証明されたものを実印といいます。
そして、実印以外のものを認印といいます。
実印と認印の違いは、公的に登録してあるかどうかにより、印鑑を実印とするためには、個人的に使用する場合は市区町村に届け出ます。
法人として使用する場合は、法務局に届出ます。
印鑑登録とは、印影を市区町村に登録しておくことなのです。
そして、市区町村にその実印であることの証明書の交付申請することで、印鑑登録証明書が発行されます。
会社の場合、実印は代表者印であり、会社の設立時に本店所在地の法務局に届け出ることになります。
実印を変更したいときは、まず現在使用している実印と新しく作った印鑑をもって実印登録している市町村役場や区役所に行き、改印の手続をします。
改印後は、新たに作った印鑑が実印となります。
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印鑑登録証明書の交付・・・
印鑑証明書や印鑑登録証明書は、登録された印影と届け出の書類の印影が同一のものであることを証明する証書です。
市町村役や区役所、法務局などで発行されます。
印鑑登録証明書には、氏名や住所、生年月日、性別などと印影が記載されています。
「この写しは、登録された印影と相違ないことを証明します」といった認証文や発行年月日、市町村長名や区長名が記載されています。
住宅ローンを組むときや遺産分割協議書を作成するときなどは、書類の印影が実印であることを証明するために、市町村役場や区役所発行の印鑑登録証明書が必要になります。
印鑑登録の手続きについては、各都道府県の条例や規則で規定されています。
まず、登録する印鑑を用意し、住民登録している市町村役や区役所へ行って、窓口備え付けの申請書に必要事項を記入します。
本人であることを確認する必要があるために、免許証やパスポートなどを持参します。
登録できる年齢は満１５歳以上となっていて、成年被後見人や外国人登録を受けてない外国人は登録できません。
登録は本人が住民登録している市区町村でしかできません。
登録できる印鑑は、１人１個に限られ、登録できない印鑑もあり、既に他人により登録されているものや家族が既に登録しているもの、それとよく似たものは登録できません。
印鑑登録証明書を発行してもらうには、市町村役場や区役所の窓口まで出かけていき、原則として本人が申請します。
このとき、印鑑カードを窓口で提示します。
代理人が申請する場合には、委任状などは必要ありませんが、本人の場合と同じように印鑑カードを持参しなければなりません。
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