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役員の就任承諾書が必要な場合・・・
会社の経営は取締役が行い、取締役などの役員は定款で決めるのが一般的ですが、発起人会でも取締役を決めることができます。
発起人でない者の役員承認には就任承諾書が必要で、これは就任する役員の意思を確認するための書類です。
発起人会等で役員を定めた場合、「被選任者はその就任を承諾した」と記載すれば、議事録を飲用することで就任承諾書は必要ありません。
ただし、この場合、取締役に就任する者が発起人であることが条件です。
就任承諾書が必要になるのは、発起人でない者が役員に承認したときで、たとえ定款で定めていても就任承諾書が必要となります。
①役員は定款で決定し、役員が発起人である場合、就任承諾書は不要です。
②役員は発起人会等で決定し、その選任書等に就任承諾の記載があり、役員が発起人である場合、就任承諾書は不要です。
③役員が発起人でない場合、また、役員が発起人であっても、定款を電子定款で作成する場合、就任承諾書が必要です。
就任承諾書に押印する印鑑は、取締役会を設置するか否かによって変わってきます。
取締役会非設置会社の場合、代表取締役、取締役に就任する役員が押印する印鑑は、監査役を除き、個人の実印で、印鑑証明も必要になります。
取締役会設置会社の場合、代表取締役は実印を押印しますが、その他の役員が押印する印鑑に規定はないので、認印でもかまいません。
| 取締役会非設置会社 | 取締役会設置会社 | |
| 取締役 | 個人の実印（印鑑証明書） | 認印 |
| 代表取締役 | 個人の実印（印鑑証明書） | 個人の実印（印鑑証明書） |
| 監査役 | 認印 | 認印 |
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役員の就任承諾書ひな形・・・
＜取締役および代表取締役＞
就任承諾書
私は、株式会社マイセルフの定款（または発起人決定書など）をもって、取締役および代表取締役に選任されましたが、その就任を承諾いたします。
平成＊＊年＊＊月＊＊日（定款作成日または発起人会の日など）
株式会社マイセルフ 御中
東京都杉並区＊＊＊＊＊＊＊＊
山田太郎 印（実印）
捨印
＜監査役＞
就任承諾書
私は、株式会社マイセルフの定款（または発起人決定書など）をもって、監査役に選任されましたが、その就任を承諾いたします。
平成＊＊年＊＊月＊＊日（定款作成日または発起人会の日など）
株式会社マイセルフ 御中
東京都杉並区＊＊＊＊＊＊＊＊
鈴木二郎 印（実印）
捨印
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定款の認証に持参するもの・・・
定款の作成が完了したら、本店を置こうとする法務局に所属する公証人に定款の認証を受けます。
管轄が異なる公証役場で認証を受けた場合、やり直しとなり、余計な時間とお金がかかってしまいます。
本店所在地を管轄する公証役場を事前に確認しておくとともに、認証を受ける公証人、日時、持参するものを確認します。
担当公証人にＦＡＸ等で定款を送信し、事前に不適切なところがないかどうかを確認してもらうこともできます。
発起人全員が公証役場へ行き、定款の認証を受けるのが原則ですが、どうしてもいけない人がいる場合は、代理人を立てます。
定款の認証には、発起人全員の印鑑証明書が必要で、各自、発行日から３ヶ月以内の印鑑証明書を市区町村役場で取得しておきます。
発起人が法人の場合は、法務局で「法人の印鑑証明書」と「法人の登記事項証明書」を取得します。
定款は、会社保存用（原本）、公証役場保存用（謄本）、登記申請用（謄本）と３通を準備します。
全ての発起人が、原本と謄本に実印で押印し、訂正があったときに備え捨印を押印します。
＜定款の認証時に持参するもの＞
①定款
３通準備する（会社保管用、公証役場用、登記申請用）
押印する印鑑は発起人の実印です。
②現金
認証手数料５万円（最低料金）
謄本申請には、１枚につき２５０円の手数料が必要（４枚だと１，０００円）
③発起人の印鑑証明書
発起人全員各１通（有効期限３ヶ月以内のもの）を準備します。
④委任状
代理人申請の場合は委任状が必要
⑤収入印紙
４万円の収入印紙を用意します。（電子定款の場合は不要）
⑥代理人の印鑑証明書
発起人の１人が代理人の場合は印鑑証明書で援用できます。
発起人以外が代理人の場合は、印鑑証明書のほかに運転免許証やパスポートを用意します。
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定款の認証を委任するには・・・
定款の認証は、原則として発起人全員が公証役場に行くことになっていますが、発起人全員の委任があれば、他の発起人、または第三者に委任することができます。
第三者の場合は身分を証明する書類（印鑑証明書、運転免許証、パスポートなどの顔写真のついた公的機関より発行された身分証明書類など）が必要です。
委任を受けた者が発起人である場合は、印鑑証明書は不要です。
委任状には、委任を引き受けた者の氏名、住所、日付、認証を受ける公証人の氏名などを記入します。
この際、発起人全員の氏名と実印の押印が必要です。
紙の定款の場合は、定款と委任状を公証役場に持参して認証を受けます。
しかし、電子定款の場合は、定款と一体の書類であることを外形的に整える必要があるため、認証を受けようとする定款と委任状をあわせて綴じ、発起人全員の契印を押して認証を受けます。
委任状
東京都杉並区＊＊丁目＊＊番＊＊号
山田太郎
私は、上記の者を代理人と定め、下記の一切の権限を委任します。
記
１、所属公証人鈴木二郎に対して、当会社設立のために、定款の認証を請求し原本を受領する件。ただし、定款になした記名押印を自認する。
１、定款は保存および謄本を請求する件。
平成＊＊年＊＊月＊＊日
株式会社マイセルフ
発起人 田中三郎 印（実印）
発起人 斉藤五郎 印（実印）
発起人 高橋四郎 印（実印）
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